GDPR e hotel: come proteggere i dati degli ospiti rispettando le normative
Il GDPR ha trasformato il modo in cui gli hotel gestiscono i dati personali, rendendo la protezione delle informazioni degli ospiti una priorità strategica. Scopri come adeguare la tua struttura alle nuove normative e valorizzare la fiducia dei clienti
Il 25 maggio 2018 ha segnato una svolta importante per la protezione dei dati personali, con l’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Questo ha comportato un cambio di rotta significativo per il settore dell’hotellerie, che si trova a gestire quotidianamente grandi quantità di informazioni sensibili. Dalle prenotazioni online fino al check-in in struttura, si raccolgono elementi personali preziosi che devono essere protetti con la massima cura. Non si tratta solo di un obbligo normativo, ma anche di un aspetto fondamentale per mantenere la fiducia dei clienti e preservarne la loro privacy.
Gli ospiti oggi sono sempre più consapevoli e vogliono essere certi che tutto sia svolto in modo trasparente e sicuro. La conformità al GDPR non è più un’opzione, ma una necessità. Il mancato rispetto della normativa può portare a sanzioni pesanti, che arrivano fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale. Inoltre, una violazione potrebbe causare danni irreparabili alla reputazione dell’hotel, allontanando i clienti e danneggiando irreparabilmente la reputazione del brand.
Cosa comporta il GDPR per gli hotel?
Il GDPR, noto anche come Regolamento UE 679/2016, ha introdotto una serie di regole che hanno trasformato la registrazione all’interno dele strutture alberghiere. Tra le novità più significative troviamo il diritto all’oblio, che consente di richiedere la cancellazione delle proprie informazioni in qualsiasi momento, e la necessità di distinguere chiaramente i ruoli di Data Controller e Data Processor. In caso di violazione, è obbligatorio informare le autorità competenti entro 72 ore.
Questo significa dover rivedere i propri processi interni, garantendo che ogni operazione sia in linea con la normativa. È essenziale ottenere il consenso esplicito degli ospiti per l’utilizzo dei loro dati, sia al momento della prenotazione che durante il soggiorno. Autorizzazione che deve essere chiara, documentata, e facilmente reperibile per dimostrare la conformità in caso di controlli.
Quindi, come adeguarsi?
Gli hotel devono implementare una serie di accorgimenti fin dal primo contatto con il cliente. Una buona prassi è iniziare dalla redazione di un’informativa sulla privacy chiara e completa: sapere esattamente come verranno utilizzati i dati e per quale scopo.
È importante assicurarsi che il sito web, specialmente se utilizzato per le prenotazioni, segua le nuove disposizioni, garantendo trasparenza e possibilità di scelta sulla conservazione degli elementi raccolti.
Fondamentale poi, identificare chiaramente i ruoli interni, designando un responsabile (Data Controller). In alcuni casi, potrebbe essere necessario coinvolgere anche un Data Protection Officer (DPO), soprattutto resort di grandi dimensioni che trattano volumi significativi di dati sensibili. Per rendere il processo più agevole e meno oneroso, è nato ProntoGDPR, una suite di strumenti pensata soprattutto per il settore dell’hospitality. Questo software aiuta gli alberghi a gestire in modo compliance e conforme ogni fase del trattamento, ottimizzando le disposizioni interne.
Si divide in tre moduli avanzati. Il primo sulla gestione documentale aiuta nella redazione di informative sulla privacy, la creazione di nomine e contratti. Con il supporto di un sistema di firma elettronica integrato, è possibile acquisire il consenso in modo rapido ed efficiente, minimizzando il rischio di errori, tipico dei documenti cartacei, e assicurando che tutto sia correttamente tracciato.
Un altro modulo è l’efficace monitoraggio e raccolta dei Cookie. Grazie ad un piccolo software implementato nella struttura del sito, tramite WordPress, è possibile configurare un banner personalizzabile che informa chiaramente gli utenti sulle categorie di cookie attivi. Fino a quando non viene ottenuto il consenso, tutti gli script di terze parti rimangono bloccati, garantendo una raccolta trasparente e legale.
Infine, una sezione dedicata al whistleblowing permette di gestire le segnalazioni di illeciti interni al personale in modo anonimo e sicuro, rispettando la direttiva UE 2019/1937. Questo strumento semplifica e contribuisce a creare un ambiente lavorativo più trasparente e affidabile.
Adeguarsi al GDPR non è solo un dovere legale, ma un’opportunità per migliorare la relazione con gli ospiti. Quando i clienti si sentono protetti sono inevitabilmente più propensi a tornare. La conformità non deve essere vista come un peso, ma come un investimento per il futuro.
Grazie a strumenti come ProntoGDPR, si possono automatizzare molti processi, riducendo il carico di lavoro per il personale e liberando risorse da dedicare a ciò che conta davvero, ovvero l’accoglienza.
Nel mondo dell’hospitality, dove l’esperienza dell’ospitato è tutto, garantire la sicurezza dei dati può fare la differenza tra un soggiorno indimenticabile e un cliente insoddisfatto. Investire nella privacy crea valore aggiunto per la propria struttura, costruendo una relazione di fiducia che va oltre il semplice soggiorno.
Info: prontogdpr.it/
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